メール対応業務の効率化

（１）5名のスタッフで3種類の目的別アドレスを共有しているが、受信メールの返信をしたのか否かをCCで自分に送る事で確認。CCで常に送るため、メール数が膨大になる。端末によっては、数十ギガメールだけで利用している。
（２）メールアプリの問題 ・使用メールアプリは、windows liveメールを使用。→サポートが無くなる。
　　　・outlook等を利用している端末もあるが、各端末にメールを保存するため容量が膨大でPCの動きが悪く、フリーズなど故障が多い。
　　　・同じメールが5端末に保存されている。
　　　・各端末よりメールサーバーにアクセスする際、差分を確認するため時間が掛かる。
（３）決められた年間行事があり、最低2年間分のメールを保存したい。
（４）会員等からメールで予約・申し込み等があるので確証として残しておく必要がある。
（５）法人設立当初よりプロバイダーのアドレスを利用しており、アドレス変更するには、半年から1年程度並行して利用する必要がある。
（６）メールサーバーの容量が不足して、毎月サーバーに残っているメールを削除する必要がある。
（７）事務局のメンバーが入れ替わることが多々あるのでシステムに精通している者がいない。

（１)メール受信を各端末のアプリで行うのではなく、MicorosftのoutllokやGmailを利用する事により各端末に保存しない。
　　　→各端末の処理速度が速くなる。
　　　→端末が故障した際も復元するのに手間がかからない。
　　　→有料での利用とすれば、容量無制限の契約も可能。
（２）コールセンターなどで利用している同一メールアドレススを共有するクラウドメールシステムの利用も便利である。
（３）ホームページのドメインは持っているが、ホームページで利用しているサーバーでは容量に制限があり利用できない。
　　　→メール用独自ドメインを取得。
（４）メールサーバーを新規に契約する。
　　　→使用するサーバーの容量は、数か月分保存可能な容量とする（使用するクラウドメールで残す）
（５）最重要のメールに関しては、社内に設置してあるNASにコピーしておく。
（６）旧メールアドレスに届いたメールはサーバーから転送しクラウドメールに届くようにする。

（１）クラウドメールシステムも良いが、価格、容量、導入の簡便さでGmailを選択。
　　　→5端末に独自のメールアドレスを契約。容量は無制限/1アドレス
　　　→各Gmailアドレスには、共有3アドレスと独自の1アドレスのサーバー情報を登録。
（２）独自ドメインを取得し共有3アドレスと、各自の5アドレスを設定。
　　　→8アドレスは、各Gmailのアドレスへ自動転送を設定。
（３）各端末に各々のGmailアドレスを設定。
（４）切替までに利用していたメール内容は、膨大な量があり移行に時間があまりにも掛かるので（数十GB/1端末）NASに全て移動。
　　　切り替えてから半年ほどは端末にメールソフトを残しましたが、順次消去（殆どが3カ月程度内に削除）。
（５）プロバイダの旧メールサーバーは転送先が1アドレスのみの設定だったので、新たに取得した共有３メールアドレスに転送することにしました。

（１）安価で切替も正月の長期休日を利用し実施したため通常業務に支障が出ることは殆どなかった。
（２）Gmailを利用していたスタッフがおり、切替後の説明も殆ど必要がなく行えた。
（３）各端末の処理速度が切替前に比べかなり早くなった。
　　　→通常の利用シーンは、メールを開きながらパワーポイント・エクセルを編集し、ワード・pdfファイル・webを閲覧する環境でした。
　　　→この環境下では切替前は、数カ月前に購入したPC以外は全て新しいPCに取替えたいとのご意見でしたが、切替後は1台のPC以外は、立ち上がりは遅いが普通に使用できるとのご意見となりました。
　　　→1年に2台程度は調子が悪くなり修理等を実施しておりましたが、切替後は修理は実施しておりません。

Gmail5アドレス（容量無制限）　80,000円
独自ドメイン維持費　6,000円
メールサーバー維持費　30,000円
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合計　116,000円（年間）　※1端末23,200円